Dalam perjalanan pekerjaan Anda, Anda mungkin kadang-kadang perlu untuk menjelaskan konsep-konsep teknis untuk pelanggan Anda. Setelah mereka memahami Anda ini penting tidak hanya karena alasan teknis, tetapi juga untuk menjamin kepuasan pelanggan. Kemampuan untuk menjelaskan hal-hal dengan jelas dan efektif dapat membantu Anda dalam karir Anda, juga.Berikut adalah beberapa tips untuk membantu membuat penjelasan Anda dimengerti dan berguna.
1: Perlu diingat titik pandang orang lain
Anda mungkin pernah melihat ilusi terkenal yang terlihat seperti salah seorang wanita muda atau seorang wanita tua. Dua orang dapat melihat bahwa gambar yang sama, dan mereka dapat memiliki pandangan kebalikan dari apa yang mereka lihat. Jauhkan pemikiran ini ketika menjelaskan konsep. Sesuatu yang mungkin dimengerti untuk Anda mungkin bisa dipahami oleh orang lain. Jangan menjadi orang pelanggan mengeluh tentang dengan menggunakan "pecandu berbicara."
2: Mendengarkan dan menanggapi pertanyaan
Sangat mudah untuk menjadi kesal ketika seseorang mengajukan pertanyaan. Namun, cobalah untuk menahan reaksi itu. Sebuah sikap yang lebih baik adalah untuk menjadi bahagia bahwa orang lain cukup tertarik untuk mengajukan pertanyaan. Untuk meminimalkan kebingungan dan kesalahpahaman, cobalah untuk parafrase atau meringkas pertanyaan sebelum Anda menjawab. Langkah ini terutama penting jika Anda berada dalam kelompok pengaturan, dan Anda baru saja mengambil sebuah pertanyaan dari seseorang di antara penonton. Mengulangi pertanyaan untuk seluruh kelompok membantu orang lebih memahami jawaban Anda.
3: Hindari berbicara atas kepala orang
Ketika Anda menjelaskan hal-hal kepada orang-orang, apakah mata mereka berkilau? Kemungkinan itu karena Anda sedang berbicara di atas kepala mereka. Gejala perilaku tersebut meliputi penggunaan jargon dan akronim. Ingat, orang yang Anda ajak bicara mungkin tidak memiliki pengetahuan khusus Anda, sehingga Anda harus menggunakan istilah yang mudah dipahami.
Hal yang sama berlaku untuk akronim. Mereka penting, tetapi jika Anda menggunakan mereka, mendefinisikan mereka dalam "tulisan tangan," diikuti dengan akronim dalam (kurung), sehingga setiap orang jelas. Melakukan hal menghindari skenario situasi normal, semua diganjal (semrawut).
Bahkan dalam TI, singkatan yang sama dapat berarti hal yang berbeda. Sebagai contoh, kedua "halaman server aktif" dan "penyedia layanan aplikasi" memiliki akronim ASP. Sebuah cerita dari era Perang Vietnam lanjut menggambarkan hal ini. Seorang wanita muda dibawa pulang pacarnya untuk bertemu ayahnya, seorang perwira militer purnawirawan. Wanita itu gugup karena pacar adalah penentang. Ketika sang ayah bertanya pemuda untuk berbicara tentang dirinya sendiri, yang terakhir menjawab, gugup, bahwa dia adalah ayah CO bertepuk pemuda di belakang dan mengucapkan selamat kepadanya, berpikir yang terakhir adalah komandan.
4: Hindari berbicara tentang seseorang
Hindari ekstrem lain juga. Jangan menghina orang dengan asumsi bahwa mereka hanya secerdas tiga tahun. Seorang peserta di salah satu kelas pelatihan saya komunikasi digambarkan tepat sebagai "Barney komunikasi."
Mitologi Yunani memiliki referensi untuk dua monster, Scylla dan Charybdis, yang duduk di sisi berlawanan dari sebuah selat sempit air. Jika kapal berlayar terlalu dekat dengan Scylla, itu hancur dan pelaut dimakan. Jika kapal berlayar terlalu dekat dengan Charybdis, dihancurkan oleh pusaran air yang Charybdis dibuat. Kapal harus pergi tepat antara mereka untuk bertahan hidup. Ikuti prinsip yang sama dengan pelanggan Anda: Membuat penjelasan Anda tidak terlalu rumit atau terlalu sederhana.
6: Fokus pada manfaat, bukan fitur
Apa bedanya? Sebuah fitur adalah beberapa sifat yang melekat dari suatu objek. Manfaat A, di sisi lain, adalah cara fitur membantu seseorang. Sebagai contoh, salah satu fitur dari cangkir styrofoam, karena bahan yang digunakan, adalah isolasi. Seseorang yang berencana pesta mungkin tidak peduli bagaimana cangkir menyediakan isolasi. Orang yang lebih tertarik pada fakta bahwa cangkir seperti membuat hal-hal yang panas panas dan hal-hal dingin dingin.
Dengan cara yang sama, cobalah untuk fokus pada manfaat teknologi ketimbang fitur teknologi. Perbedaan ini menjadi lebih penting semakin tinggi tingkat orang yang Anda ajak bicara. CFO mungkin memiliki sedikit perlu tahu tentang perintah khusus dan langkah-langkah yang terlibat dalam mendirikan mirroring database. Orang itu akan ingin tahu, bagaimanapun, bahwa praktek seperti mengurangi kemungkinan kehilangan data.
# 7: Gunakan analogi untuk membuat konsep yang lebih jelas
Sebuah analogi melibatkan menjelaskan konsep asing dalam hal satu akrab. Sebagai contoh, dalam menggambar analogi antara firewall dan teller bank, Anda bisa mengatakan bahwa orang tidak hanya pergi langsung ke bank dan mengambil uang. Mereka pergi ke kasir dan mengidentifikasi diri, teller akan memastikan mereka memiliki cukup uang, dan kemudian kasir memberi mereka uang. Demikian pula, firewall memastikan bahwa orang yang ingin akses ke sistem yang benar-benar diizinkan untuk memiliki akses tersebut.
Ketika memilih sebuah contoh untuk analogi, angka pertama keluar prinsip umum Anda mencoba untuk menjelaskan. Kemudian, memilih sesuatu dari kehidupan nyata yang menggambarkan prinsip itu. Katakanlah, misalnya, bahwa Anda sedang berusaha untuk menjelaskan kebocoran memori. Misalkan Anda menyimpulkan bahwa prinsip yang terlibat adalah bahwa mengambil tanpa memberikan kembali sepenuhnya. Contoh / analogi mungkin konsekuensi dari menuangkan secangkir adonan pancake ke dalam cangkir pengukur berturut-turut, atau konsekuensi dari meminjamkan uang kepada kakak ipar.
# 8: Bandingkan konsep baru untuk yang familiar
Teknik lain adalah dengan menggunakan ilustrasi produk akrab atau yang sudah ada sebagai perbandingan. Jika Anda menjelaskan rilis baru dari produk perangkat lunak, perbandingan mudah. Cukup membahas kemampuan tambahan itu memiliki lebih dari yang sebelumnya atau bagaimana fitur kunci yang berbeda. Jika orang mendengar penjelasan Anda juga orang IT dan akrab dengan teknologi yang berbeda atau lebih, coba menjelaskan dalam istilah-istilah jika Anda bisa. Misalnya, ketika menjelaskan thin client, mempertimbangkan dibandingkan dengan terminal lama 3270-jenis yang IBM pernah digunakan untuk koneksi ke mainframe.
# 9: Gunakan konsep subset dan superset
Brooklyn adalah bagian dari New York City, karena semua itu merupakan bagian dari kota itu. Sebaliknya, New York City merupakan superset dari Brooklyn, karena mantan mengandung, di samping semua yang terakhir, borough lain juga. Konsep-konsep ini sangat membantu dalam menggambarkan, misalnya, "lite" versus versi "profesional" dari produk perangkat lunak. Jika yang terakhir melakukan segala sesuatu mantan tidak, ditambah lagi, itu benar-benar merupakan superset dari mantan, dan mantan adalah bagian yang terakhir. Hati-hati, meskipun: Jika "lite" versi tidak bahkan satu hal yang hilang dari versi profesional, tidak ada lagi hubungan bagian / superset.
# 10: Konfirmasikan bahwa penjelasan Anda masuk akal
Setelah Anda selesai menjelaskan titik Anda atau menjawab pertanyaan, mengajukan pertanyaan akhir sendiri. Pastikan orang-orang yang mendengar penjelasan Anda benar-benar tidak mengerti itu. Pertimbangkan meminta mereka untuk memberikan penjelasan dalam kata-kata mereka sendiri, hanya untuk periksa.
